Stejně jako tomu je v celém gastronomickém průmyslu, je třeba i při pořizování a zařizování kavárny myslet na to, co všechno to bude obnášet. Při zařizování si kteréhokoliv druhu podniků, především pak kavárny, je třeba myslet na to, za jakým účelem budou primárně zákazníci tento podnik navštěvovat. V případě kavárny se bude jednat hlavně o odpočinek, relaxaci a povídání si s přáteli. Postupně se tedy rýsuje vzorec, který říká, že by kavárna měla působit co možná nejútulněji a nejtepleji, aby se nikdo necítil jako v cizím prostředí, ve kterém ve skutečnosti nemá co dělat. Takový neosobní styl většinou znamená, že se zákazníci do daného podniku již nevrátí. Vybavení kaváren jsou spousty. Majitel si musí ujasnit fakt, na čem bude kvalitu své kavárny stavět. Zda-li to bude vyhlášená káva, je třeba si pořídit dobrý kávovar, s čímž se nese vyšší suma peněz. Chce-li svůj úspěch stavět hlavně na zákuscích a příjemném prostředí, je třeba si domluvit spolupráci s dobrým cukrářem a zároveň si vyhrát s designem vybavení kavárny.
Kavárnu bez kávy si však nelze představit
Nicméně v každé kavárně se káva podává a v každé lepší si na její přípravě dají velmi záležet. Z keře kávovníku až do šálku kávy na stole zákazníka je to dlouhá a složitá cesta a každý postup se na chuti kávy podepíše jako letokruh u stromu. Kvalita závisí na způsobu pražení kávy, k čemuž se ale provozovatelé většinou nepouštějí. Velkou roli, jak dobrá káva je hrají přívlastky, které jsou kávě dodány, například kokosovo-čokoládové aroma, či rumové aroma. Tato aromata se dají do kávy přidat i externě již do nalitého šálku. Také způsob, jakým je káva umleta, je směrodatný. Na určité druhy kávy se hodí určitá hrubost namletých zrn. Až všechny cesty nakonec vedou do kávovaru, nenacházíme-li se v Indii, kde se káva vaří skrze písek. Na kvalitě kávovaru velmi záleží. Od možností navolit si vlastní programy a vlastní styly vaření káv, až přes samotné zpracování kávovaru a kvalitu jeho součástek. Je hodně proměnných, které musí provozovatel kavárny zvážit, než si kávovar pořídí, jelikož jejich ceny se pohybují vcelku vysoko.